如何提高工作效率和工作质量?

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在日常的工作中,常常会遇到员工抱怨工作压力大,工作繁多,经常加班加点等情况。但即使这样也会遭到领导的进度催促或者质量的追责,甚至做了很多重复性的工作。笔者所在公司数通畅联不提倡加班,要求全体员工提高工作效率,充分利用上班时间努力完成工作,这就需要全体员工高效学习、提高工作效率。

在工作日常中,我们经常会因为工作的效率而头疼,总会感觉自己花了大把大把的精力在工作上,但是得到的成效却不成对比。工作中最重要的不是看你有多努力,花的时间有多少,而是看你的效率有多高。因为一个人的工作能力如何,很大程度上取决于工作效率的高低

名词解释

工作效率是评定工作能力的重要指标。一个人的工作能力如何,很大程度上取决于工作效率的高低。工作效率高的人工作速度快、完成质量高、学习能力强;而工作效率低的人工作时没有激情、工作迷茫无方法、工作只有过程无结果、工作拖延较严重。

如何提高工作效率和工作质量?

1.何为工作效率

工作效率,一般指工作产出与投入之比,通俗地讲就是在进行某任务时,取得的成绩与所用时间、精力、金钱等的比值。产出大于投入,就是正效率;产出小于投入,就是负效率。提高工作效率就是要求正效率值不断增大。

2.效率高的表现

1.工作速度快。工作速度快的人,往往是因为能够快速找到最优的方案去完成一项工作任务,而能够掌握快速完成工作任务的人工作能力往往都比较强。因此,工作速度快是工作效率高的表现之一。

2.完成质量高。工作效率高除上述工作速度快的表现之外,还有一个十分重要的评定标准就是工作完成的质量。只有在完成质量达标的前提下,工作的速度快才能算得上是真正的高效工作。

3.学习能力强。在工作中需要不断学习和提升以应对社会和行业的发展。学习能力强的人在面对新的知识和工作内容时,可以快速地学会并且着手去开展新的工作。

3.效率低的表现

1.工作时没有激情。工作没有激情是因为没有目标,也没有欲望。而且每天不知道做什么的人工作才会没有激情。充实的工作绝对是激情饱满的工作,同时也是最有效率的工作。没有时间去懒散,更没有时间去考虑赚钱以外的东西。

2.工作迷茫无方法。真正有效率且充实的工作是不会出现迷茫、无工作方法的情况。工作效率高的人接受一项工作时候会很快找到最优的方法去完成这项工作。

3.工作只有过程无结果。有些员工的工作汇报中只有”项目持续进行中”“与客户持续沟通”等词汇的出现,而非“预计什么时候沟通结束、预计什么时候完成项目某个阶段”类似的精准描述的语言。那么这个员工很有可能工作汇报仅仅是应付领导。所以当一个人的工作汇报中永远没有精准的时间节点、可量化的指标时绝对是效率低的表现。

4.工作拖延较严重。工作当中绝对不可以出现”学生赶作业”的现象,堆积了一堆事情非要在时间截止的时候才着手去做,不只是影响效率,工作质量也无法保证。

低效原因

每个人都应该要找到自己当前工作低效率的原因,解决任何问题的前提都是要先观察现象、再分析原因和最后找出对策,并且改善当前的状态,让自己变得更优秀,想让自己走出低效率的工作状态也要遵循这样的规律。下面将详细阐述有些人工作效率低的原因。

如何提高工作效率和工作质量?

1.工作方法不当

工作是讲究方法和计划的,如果在工作时方法错误,或者对工作没有目标计划,会导致工作效率不高。至于工作方法,可能每个人都有自己不同的方式完成工作,但有时候通过经验和实践总结出来的方法能更为有效。很多人在工作时没有目标,对于下发的工作没有主见和详细的规划,因而对每项任务花费的具体时间把控不足,不够明确完成每项工作的时间,容易造成项目延期或拖尾。往往有因为自己方法不当或方法错误而导致自己的任务没能按时完成或返工的情况,进而影响个人的工作效率。

2.面对业务生疏

很多刚入职或刚接手新项目的员工对于自己所处位置的工作内容不熟悉,业务方面表现生疏,这样在工作时由于需要花费时间学习新知识和了解熟知业务,导致工作效率低,不能像其他员工一样准时完成任务。另一方面由于有些工作内容专业性的要求比较高,有的承担该工作的人员不具备相应的专业素质,没有经过长时间专业的训练,对手头工作存在陌生感,不能及时有效地对工作内容制定正确的计划和执行方案,从而在工作过程中容易纠结或卡顿在某些问题上停滞不前,耽误进度。

3.工作缺少沟通

交付任务之后直接就开始进行,没有思考也没有与相关人员交流,工作进行一半后发现内容已经逐渐偏离了预期,因而不得不返工。或交互工作后,不去沟通汇报给相关人员,导致工作进展成迷。在不明确具体工作情况下,没有及时与领导或同事沟通,单凭臆测进行工作,对于工作上遇到的问题即使花费很长时间没有解决也不去询问请教,最后导致不能按时完成任务,拉低工作效率。

低效后果

心理学家斯金纳认为,一种行为之所以存在,是因为这种行为不断得到了强化。因此一定要警惕这种不良的开端,让它消失在萌芽之中,不能让它被不断强化。低效工作者通常在一天之内只工作了4小时却感觉自己很累,但是其实大部分时间都 是在“无效忙碌”。

如何提高工作效率和工作质量?

1.工作的进度慢

工作效率低的人往往工作进度较慢,这样的人与其他人做同样的工作需要花费更多的时间,因为工作效率低的人进行一项任务时会进行得比其他人更慢。而其中的原因或许是因为不熟练,又或者是因为专注力不够,一个人工作进度慢很容易导致加班或者拖慢项目和团队的进度。

2.工作的质量低

工作效率低的人往往工作的质量是很低的,他们在进行一项工作时候总是需要进行多次的修改才能达到标准,这就是因为工作的质量比较低。然而在反复修改的过程中不仅仅浪费了很多自己的时间,也浪费了领导和其他同事们的时间,会影响很多人的工作进度。

3.工作的热情低

工作效率低的人,往往经常加班身心疲惫,一整天的时间都耗在工作中,没有自己的休息和娱乐时间,会让自己在工作中非常疲惫无法专注。工作效率低很难得到领导的赏识,晋升速度也会比较慢,长此以往就很容易工作热情低,对工作产生倦怠心理,恶性循环下去。

提升意义

不论是对于个人还是团队来说,提高了工作效率就等于是用和别人同样多的时间完成了比别人更多的事情,而且完成得更快更好。因此如何提高工作效率是每个人在职场中都应该思考的事情。

如何提高工作效率和工作质量?

1.个人身心健康

当提高工作效率以后,就有可能缩短工作时间,可以减少一些不必要的加班,从而自己会有更多的时间可以自行支配,比如在下班后的时间学习工作相关的知识去提升自己、进行一些娱乐活动、休假时间出行旅游、社交或休息。这样的劳逸结合有益于身心健康,从而使自己有更好的精力投入工作中,形成良性的循环。

2.个人成长速度

工作效率高一定程度上代表工作能力较强,因此这样的人更加容易被领导赏识,当工作中有一些重要的事务出现或者晋升机会出现时,工作效率高的人比其他人更容易得到这样的机会,在这样的机会中可以很好地学习和锻炼自己的能力,从而加快自己在职场中的成长和发展的速度。

3.团队快速发展

我们现在所处的是一个发展的社会,效率决定成绩。在项目工作中,只有团队中的每一个人都提高了工作效率,项目的每一个阶段的工作效率都提高上来,那么整个项目的进展效率才会提升上来,从而有益于项目、团队以及整个公司的快速向上发展。

提升方法

令你痛苦的也许不是你的工作,而是你的工作方法。针对上述工作效率低的原因,笔者总结出几种高效的工作方法,在工作中试着规划自己的工作内容、用正确的方法与领导沟通以及工作中多反思多总结,下面将详细介绍这些工作方法。

如何提高工作效率和工作质量?

1.规划工作内容

规划工作内容不是为了让别人监督你给你压力,而是为了让你工作更有序,而且主宰你工作计划的人可以是你自己。数通畅联的规章制度中规定:每天24点之前在系统填写当日日报,每周周六12点之前在系统提交当周周报及新建下周工作计划。

1.首先,每周开始前制定出本周的工作计划,例如本周需要做哪些事、事情的先后顺序等。

2.其次,根据周计划分解列出天计划,这样你每天来到工作岗位只需打开计划去执行即可。

3.最后,每周进行计划总结,不用总结得很复杂,只需把你本周已做和未做的事情总结划分即可,之后把未做的事情列入下周计划中。

每周五花20-30分钟的时间对自己一周的工作进行总结,对下周的工作进行逐天规划,这样即使工作计划有变动,那么其它的工作也是在你计划好的条框中有序的进行着,每天清晨查看当天的计划,然后一一去做,你会发现工作规律了许多。

2.多与领导沟通

遇见问题,主动沟通准确表达。领导每天需要处理很多事情,领导交待的工作,要认真听,准确地去理解,在工作中遇见问题时,不要凭自己的想象去猜测或是等待领导主动帮你梳理思路、解决问题,你需要主动向领导提出问题,寻求帮助,过程中语言要简洁且清晰、准确且连贯。

请教问题前,先思考再请教。很多人并没有试图去解决遇见的问题就直接向领导提问,由于对问题不理解造成描述上的失误,浪费了双方大量时间去定位问题所在。在工作中遇见问题一定要自己先尝试着寻找解决办法,也许找到的办法不止一个,你很难在中间做出选择。这时,带着自己对问题的看法向领导提问。

面对工作时,化被动为主动。面对领导交代的工作,不要让进展情况石沉大海,主动交付工作成果,让领导了解当下的进展情况及未来可能遇见的问题,以便及时规避、处理。同时注意要在领导面前表达出你想做什么、想要什么、做这件事的目的是为了什么,与领导说出自己的真实想法。

面对消息、通知迅速响应回复。面对收到的邮件、消息、安排、请求等,要在第一时间做出回应,并对不明确的地方提出异议。交付事情,特别是重要的事情一定要以邮件的形式进行交付,邮件的内容要明确、全面,并发送及抄送给相关人员,发送之后在沟通工具(qq、微信等)上截图给相关人,这么做的目的是使工作成果或事情更明确并具有可追溯性。

汇报要公正客观,不要试图隐藏。与领导汇报情况的时候,不要弄虚造假,汇报一定要严肃、公正、客观。在汇报中就事论事,不掺杂个人情绪,不诋毁他人,更不要试图用小聪明去掩盖事情的真相,要学会用事实和数据说话。

3.多反思多总结

多反思多总结有两层含义,其一是对自己工作中的错误进行反思检讨,找到失败的根源,从而总结经验教训,以防错误周而复始;其二是对自己工作中的成功进行归纳总结,积累成功的经验,从而形成体系方法,为后续高效工作打下良好的基础。在工作中,一定要养成站在客观角度反思与总结问题的习惯,只有这样才能把自己走过的路看得更清、更全,只有这样才能主动去校正修改自己的目标,只有这样才能使自己慢慢地站在人生的高处。

在现代职场规则中,高效工作比重越来越高,工作效率也是衡量一个职业人竞争价值的标准。工作是生活中不可或缺的一部分,对待工作的态度决定工作给予你的反馈,而提高工作效率意味着在做同样工作时花费的时间会更少,这就需要在平日工作中勤加练习,提升自己对于工作内容的熟练度,熟练度高了,工作效率自然也就高了。

当然,加强知识学习、自身勤奋上进、制定工作计划、严格执行计划、及时沟通汇报以及阶段总结分析也都是辅助提升工作效率的手段。在工作中尽快成长,努力提升个人价值,提高工作效率,才能在现代竞争激烈的社会中站稳脚跟,不被淘汰。

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