FMS财务管理系统:财务尾差处理及相关财务术语

财务凭证集成稍后再做说明,本篇简单说一下财务系统在相关报表或计算过程中出现的尾差原因及处理,同时汇总下相关的财务术语。

FMS财务管理系统:财务尾差处理及相关财务术语

尾差:即在财务金额计算(根据相关的公式)而产生的金额分摊不均或单价*数量与金额相差一分钱或几分钱。

一、场景

常见的场景有:

  1. 根据结算单开据发票时,税额+不含税金额=开票金额 与 结算单的含税金额 相差一分或几分钱。
  2. 移动加权成本价计算时,移动加权价=(入库数量*入库单价+库存数量*成本价)/(入库数量+库存数量)与库存金额/库存数量 存在一分钱或几分钱的差异。
  3. 商品销售时由于有部分商品参与促销活动,计算出的支付金额与 SUM(商品售价*数量)存在一分钱的差异。
  4. 商品销售时给用户开具发票时,开票金额(经过分摊计算后得出的实际开票金额)与订单数据的金额有差异。

01 尾差的影响有多大?

这些差异有时影响很小,有时影响会很大(如库存中移动加权价差异0.01元,对于库存数量小时差异不大,但当库存数量达到1000或10000时,金额相差就会有百元)。

02 差异产生的原因?

主要是因为在金额计算过程中的相关算法由于采用了四舍五入或取整等导致。

03 尾差存在合理吗?

在财务上要求数据准确,但是对于因算法等非人为因素产生的尾差,财务上是允许的,每个月财务在结账时会进行财务的调整,但对于差异在设计系统时应该尽量避免或减少这种差异的影响。

04 如何消除尾差的影响呢?

  1. 采用金额倒挤的方法,即在进行金额计算分摊时,一般会按照金额比例、商品数量比例、重量比例、体积比例等进行平均计算出单位价格,然后再根据分摊规则得出每项的金额,但当计算到最后一项时需要用总金额减去已分摊金额作为最后一项的金额。这种方法是最常用的也是最简单的,它是把尾差挤在最后一项中,以保证总金额与各项金额合计相同。这个方法适用于促销活动分摊、订单拆单时的金额分摊。
  2. 对于移动加权价计算,金额倒挤的方法不太适用。根据公式计算出的移动加权价始终会有小数的问题。为了尽量消除这些影响,首先在数据存储上财务金额数据要保留四位小数,显示时为两位小数。

看下图,了解下不同的计算过程,尾差的影响也会不同。

FMS财务管理系统:财务尾差处理及相关财务术语

(A)对于入库时移动加权价计算时(先进先出不涉及尾差)的计算公式可以调整为:

注意:这里的库存金额不是通过库存数量*成本单价计算出来的

(B)在库表中要同时保存最新的移动加权价与库存金额两个字段,移动加权价在每次出入库时都要进行重新计算。

(C)对于出库时移动加权价计算时(先进先出不涉及尾差)的计算公式可以调整为:

(D)只有当最后一笔出库时(库存数量扣减为零)才会有一个小的差异,但由于系统中保存的是四位小数,所以差异影响会很小。

采用这种方法能够减小尾差影响,但是仍旧不会从根本上消除,而且这种方法计算由于每次出入库都要进行移动加权价的计算,所以相对较复杂,具体大家在实践中去体验吧。

05 财务术语

财务会计(fiancial accounting)。

管理会计(management accounting)。

会计系统(accounting system)。

资产负债表(balance sheet)。

利润表(income statement)。

现金流量表(statement of cash flows)。

公允性(integrity)全面、完整、正确、规范、诚实、可信。

现金流量(cash flows)现金流入与现金流出的差额称为现金净流量(简称现金流量)。

净利润(net profit)或净亏损(net loss)某一特定时期收入和费用的差额。

会计主体(enterprises entity)会计个体、会计核算单位等,是指会计所服务的特定单位(公司、子公司或部门等都可以作为会计主体)。

成史成本(historical cost)也称实际成本、是指取得或制造某项资产、物资时所实际支付的现金或其他等价物。

会计期间(accounting period)企业应当划分会计期间,分期结算账目和编制财务会计报告(月、季、年)。

勾稽关系(articulation)不同财务报表之间客观存在的相互关系被称为勾稽关系。

会计准则(accounting standards)是处理会计对象的标准,是会计核算的规范,也是评价会计工作质量的依据。

收入(revenue)是企业在日常活动中形成的、会导致所有者权益增加的、与所有者投入资本无关的经济利益的总流入。

费用(expenses)是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的,与向所有者分配利润无关的经利益的总流出。

利润(profit)是在一定会计期间的经营成果,利润包收入减去费用后的净额、直接计入当期利润的利得与损失。

账户(account)是对会计要素进行分类核算的工具。它具有一定的格式与结构,能分类反映会计要素增减变动的情况及结果(一般会计科目作为账户名称)。

复式记账法(double entry method)也叫借贷记账法,两个或两个以上账户中进行平衡登记的方法,用“借”或“贷”作为记账符号的一种复式记账方法。

会计分录(entry)是对每项交易或事项标明应涉及的会计科目、记账方向与金额的一种记录。

试算平衡(trial balance)是指根据会计等式(两个重要等式),按照记账规则的要求,通过汇总计算和比较,来检查账户记录的正确性、完整性,但需要注意的时,试算平衡没有问题不代表记账正确(漏记或金额记错),所以还需要通过勾稽关系来检查验证。

会计循环(accounting cycle)在一个会计期内,其会计工作必须经过审核凭证、编制分录、记账、试算、调整、编表和结账等一系列会计程序。它于会计期期初开始,至会计期末结束,循环往复、周而复始,故称为会计循环。

会计凭证(accounting documents;accountingevidence;accounting voucher)是记录交易或事情的发生情况,明确经济责任,作为记账依据的书面证明。

原始凭证(original documents;original voucher)即单据,是记录交易或事项发生的初始凭据;原始凭证又分为外部和内部两种,如到货单、入库单、销售订单、付款单等都是原始凭证。

记账凭证(journal voucher;bookkeeping voucher)是财会部门根据审核无误的原始凭证填制,记载经济业务的简要内容,确定会计分录,作为记账依据的会计凭证。

收款凭证(receipt voucher)、付款凭证(payment voucher)、转账凭证(transfer voucher)。

过账(posting)即登记账户是根据记账凭证确定的会计分录,在日记账和分类账中进行登记。

总分类账(general ledger)就是我们常说的总账,是按总分类账户(一般为一级会计科目)进行分类登记的账薄。

明细分类账(subsidiary ledgers)也叫明细账,是按明细分类账户进行分类登记的账薄。

结账(close accounts)是指会计期末将各账户余额结清或转至下期,使各账户记录暂告段落的过程。

虚账户(virtual account)是指收入及费用类账户。

实账户(real account)是指资产、负债及所有者权益账户,即资产负债表中的账户。

总 结

财务进销存系统开发过程中有很多都是涉及金额的计算,在每个报表中如何展示,展示的字段是否合理需要进行分析(如在销售汇总报表中显示销售单价,这只能用金额除以数量计算,只能是参考没有实际意义),与财务同事沟通时要有理有据,了解相关术语对于沟通大有益处(重点了解下会计循环),闲暇之余应该读几本财务方面的书,加深理解,感谢您的阅读。

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