电商系统中的发票管理分为两部分ToB与ToC；ToB的发票前面财务应付中已经有过介绍，它又分为两种即供应商给我司开具的增值税发票与我司给合作商家或用户开具的增值税发票，这两部分在应付管理中有介绍。本篇主要是介绍下ToC的发票即用户购买商品后我司开具的普通发票，下面无特殊说明都是指ToC的发票。
01 发票种类
发票按介质分为纸质发票和电子发票两种。
电子发票是从2012开始推出，在2013年当当、京东等大的电子商务网站开始试运行开始到2017年随着营改增税票改革迅速发展，截止目前各大电商网站都引入了电子发票，纸质发票逐渐减少，在这里不禁要感叹技术发展太快了，从现金支付到移动支付，从纸质发票到电子发票，各个流程都在快速的不断完善与进步。
纸质发票虽然使用的少了，但是在个人报销、维修等过程还是需要将电子发票打印出来的，只是由专业的税票机打印转化为普通打印而已，所在用户在购买商品后索要的发票还是期望纸质发票，随着税务与报销流程的改革纸质发票可能会慢慢退出。纸质发票根据票据的版式又分为普通纸质发票与卷式机打发票两部分，普通纸质发票的税票打印机类与打印增值税发票的相同，卷式发票打印机类似于超市小票打印机，见下图。
02 开票的演变
开票系统也是经历了四个阶段，前三个是纸质发票，手动开票是完全人工的，其余三个部分是需要自开发系统的。
1.手动开票
最原始的阶段，公司购买一台税票打印机，安装税控软件在线进行发票的开具，此部基本上是由人来操作录入的，如开票金额、单位或个人等。这种操作适用于开票量非常小的，如果开票的订单量非常多那将会将开票人员累死。举个例子，一般在超市或百货商场购买完商品后如果需要发票，会到开票服务台申请打印发票，一般要耗费十几分钟。
2.集中开票
这个是需要借助自开发的发票管理系统的，而且开票的流程也是会与仓储管理流程相关。电商网站基本上都是线上下单线下发货的，当用户标注了需要开票，前端会将开票信息计算并保存好，然后传到仓储系统与发票系统，然后由开票系统进行打印发票。熟悉WMS系统与仓储操作流程的人知道，仓库作业是有一定规范流程与要求的，什么时候开票，开具的发票如何与订单绑定，发货时如何将发货单与发票打包在一块，这些步骤如果设计不好会严重影响发货效率的。
在初期时为了避免出错，在仓储收到待发货订单后，会根据订单类别（如单个商品订单与多商品订单、商品存放位置等N多个条件）生成波次，波次生成后拣货单打印时也会同时打印订单发货单与发票（如果订单标注需要发票），然后将拣货单与发货单、发票装订好，由拣货人员推着拣货车去分拣，分拣完成后可能还会有二次分拣，最后在打包台，由打包人员按发货单扫描商品进行装箱打包，这时发货单与发票都放在箱中进行发货配送流程。此部分大家可去想象下仓库的流程。
这里说的是集中打印发票，因为发票打印机一般是针式打印机（卷式发票除外）打印比较慢，所以在单据打印室中，根据生成的波次先打印出拣货单与发货单，然后流转到发票打印组进行发票打印，最后进行整理装订（发货单与发票要装订在一块防止出错）；在此阶段需要发票管理系统WMS系统进行配合作业，关于具体的系统后面会单独介绍，这里只说流程并先声明一下，实际的仓储作业我只参与过其中的部分，所以仓储的流程可能与我描述的不同，仅作为参考。
3.随订单开票
这个主要是为了提升仓储的作业效率，集中打印虽然能够满足开票需求，但是效率还是比较低，而且在拣货打包过程也容易出错，对于缺货等订单提前打印了发票也不能发货，所以需要在打包台进行发货单与发票的打印，但是这种场景适用于机打发票即卷式发票，因为卷式发票的发票打印机打印速度快，成本也比较低，适合于每个打包台都安装。但是这种方式对发票系统的要求比较高。
4.电子发票
电子发票的出现无论是节能还是对仓储与财务的工作效率提升都是非常非常大的，它不需之前的发票打印流程极大的简化了作业流，需要的就是内部系统与电子发票开票系统的对接，注意这里说的电子发票开票系统是指由税务机关指定的一些电子发票服务平台（如北京的瑞宏、上海的税友等），简单的说我们只需将开票信息传到开票平台，开票平台会生成发票，并提供pdf电子版本下载。此部分在后面也会单独说明下。
03 发票系统
本篇着重介绍下发票系统，对于电子发票我们只需要数据信息的管理，但是对于纸质发票需要像管理商品一样进行管理的，因为发票是向税务机关申请购买印刷的，对于发票的使用、遗失等都要进行管理，这个又类似于进销存系统。
发票系统涉及的名词
- 普通发票：是指纸质的卷式发票（单联、100张/卷）
- 电子发票：指非纸质的发票，以PDF格式提供给用户
- 空白票：没有打印开票信息的发票（电子发票不涉及）
- 正票：发票类型的一种，是指正常开具的发票
- 退票：由于发生退货或拒收等原因，需要开具退票冲红原发票，有的也称为红票。根据税务局要求，如果原发票跨月则必须开具退票。
- 废票：由于卡纸、打印错误等异常情况及退货、拒收等，在当月处理时需要将原票进行作废处理。目前普通发票在当月可以作废,但电子票只能退票。
- 发票抬头：即开票时发票信息的一项，个人或单位，如果是单位还需要提供纳税人识别号
- 发票内容：汇总/明细（目前普通或电子发票都需要传明细内容或附商品明细清单）
- 发票配发：总公司向分公司及部门进行发票配发的过程，只有总公司才可以进行发票的录入，分公司及部门不能操作。
- 发票收取：分公司及部门进行配发的发票进行收取，此时才可以使用。
- 发票退回：分公司及部门对于未使用的发票即空白票还回给总公司的过程
- 发票分配：分公司及部门在仓库内部将发票分发给相关的打包人员的过程，将发票与个人进行关联。
- 发票回收：每天打包人员需要将未使用的发票归还给分公司及部门，此过程为发票回收。
04 发票系统的主要模块组成
05 纸质发票进销存管理
纸质发票一般是公司设计好票样后，向税务局申请购买发票，然后入库、配发到仓库最后发票打印人领取并使用。
1、发票管理
- 发票录入：发票导入是当公司自印发票完成后，需要将发票导入到发票管理系统中，即产生发票库存。注意发票是根据发票号码进行录入的，并不是每张发票系统中存一条记录，而且按号码段保存的，一般的卷式发票是100张/卷，如录入时开始号码为100001，结束号码为100010，数量自动计算，当发票不是100整数时要提示。
- 开票：针对于重开、补开、部分退等订单，需要进入到待开票列表中手动进行开票，一般此功能是针对于售后的，操作人员为财务组或在客服的专门开票组操作。
- 作废：针对于当月的发票，需要作废发票，通过此功能进行
- 开退票(红票): 针对于跨月的发票，需要开退票（红票）去冲减上月的发票。
- 对于空白发票也有作废的功能，场景是由于纸质发票保存不当的损坏，或打印过程中出现卡纸损坏等。
2、配发管理
- 发票配发：发票配发是指由财务向各个仓库进行空白发票的配发过程，发票配发后各仓进行收取；同时纸质发票要严格按照配发的号码段进行发放。
- 发票退回：发票退回是发票配发的逆向操作即由分部将空白票退还给总部的过程（只能是空白票）。
3、分配管理
- 发票分配：发票分配是在各仓库将空白发票分配给使用人的过程，目的是将已经配发到各仓或打票组的发票进行管理跟进。
- 发票回收：发票回收是在各仓库将空白发票分配给使用人后，在当天的作业完成后将未使用完的空白票退还回仓库发票管理员的过程
4、报表管理
- 发票库存查询：实时查询当前的空白发票信息，包括在公司、仓储等全部空白发票
- 发票库存预警：此功能目的是显示当前剩余空白票总数在各个公司及部门的持有量，同时显示订单量，以便决定是否进行发票配发或发票印制(一般每年印制两次）。
- 发票变动汇总：根据发票状态进行发票的统计汇总，主要状态变化如下:
- 开票订单报表：查询订单号、包裹单号、订单来源、开票媒介、开票类型、开票金额、仓库等信息；
06 订单开票信息计算模块
对于每张订单发票开具的金额计算是一个非常重要的模块，计算逻辑也是根据财务税务要求进行。
此模块兼顾纸质发票与电子发票，计算节点应该在用户下单支付后经过拆单后开始计算(需要实时计算)，技术上可以采用MQ进行消息订阅方式，当订单需要发票时则开始进行计算开票金额。在计算的同时数据依赖于拆单后的金额分摊（针对于促销活动、优惠卷、红包、积分、礼品卡等），相关的规则根据需求进行即可，如运费是否开票，每个商品的销项税率是多少，出现尾差如何处理等。
07 发票内部接口
与APP、线下销售平台、仓库等内部系统之间的交互接口。
- 订单发票信息接口：数据来源于开票计算模块，供发票打印时调用
- 校验当前用户是否有可用发票接口：用于发票打印时在WMS系统中查询当前打包人员的发票代码号段是否有效
- 校验当前用户开始发票号码是否正确接口：查询当前打包人员的发票代码，注意在打包台操作时由于纸质发票是连续但不可见（卷式），所以打完后要检验系统中号码是否与纸质发票号码一致，此部分需要打包人员进行判断。
- 发票打印接口：当订单需要打印发票时，将调用此接口进行发票打印，输入内容为发票号码、发票代码、下一张发票号码、下一张发票号码等主要信息。
- 发票重新定位接口：当发票损坏或异常时，现场打包人员需要重新定位发票开始号码，即撕下损坏的发票，系统重新复核
- 已开票信息查询接口：针对已经开票的订单进行查询显示。
08 发票外部接口
这部分接口主要是针对于电子发票的，主要的接口有三个，即发票开具的接口、发票接口推送接口与电子发票下载接口。
对于电子发票是有专门的发票服务平台，由他们与税务局进行对接，主要的部署如下图。
2014年有机会去国税局了解过电子发票的内容，16年曾北京瑞宏听技术人员给讲解过对接电子发票的过程与相关方案，系统部署基本上参照上面的架构图，需要在公司机房放置几台服务器（主要用于数据的暂存与税控对接系统的部署安装）；随着近几年的技术发展电子发票技术越来越成熟，国家税务也在一直改革，后续纸质发票将会被完全取代（包括增值税专用发票）。
09 发票系统涉及的第三方系统
合作商家平台：现在的电商网站有很多都只是一个平台，商家入驻平台进行商品的销售与售后，自营的发票管理可以按照上面的系统进行开发推行，但是商家是否可以开具电子票，是否可以机打发票我们不得而知，所以最简单的方法是我们将开票信息推送给第三方商家，具体如何开具由商家自行决定。数据接口可以通过对外开放平台进行对接（类似于京东的宙斯平台）。
WMS仓储软件：对于纸质发票的打印需要与WMS系统进行数据对接，接口可以参照“发票内部接口”部分。随着电子发票的使用，目前应该可以减少这部分开发量了：），之前曾参与过与通天晓软件的对接工作，双方的协作与配合以及在打印过程中如何避免异常情况及数据产生，需要做各种容错机制处理，非常之麻烦。
客服系统：售后的补开、发票补开审核等操作。
总 结：
本篇主要是对发票系统进行了一次总结与梳理，有些内容现在可能已经不重要或不需要了（如纸质发票），这也说明随着技术和业务的演变与发展，有些疑难问题现在变得不存在了，但无论怎么变我们的系统设计和方案都要根据业务实际场景进行，新技术的引入也会带来新的问题，学无止境，最后感谢您的阅读。
