ERP系统负库存与差异的理解

场景背后的场景,公司的系统离不开业务,标准的、通用的流程似乎并不存在,每个企业都有其优势,也有其不足的地方,接触后你才会发现其内在的优势与劣势。与朋友聊天时提到系统中关于负库存和渠道库存的问题,本篇就聊下个人对于负库存和差异的一点理解,希望于后续产品设计有所帮助。

ERP系统负库存与差异的理解

库存与负库存

前面总结过在电商系统中可能有三种库存即ERP库存、仓库储存与财务库存三种,这三种库存间有着联系,如下图所示。

ERP系统负库存与差异的理解

负库存一般来讲是针对于系统账面库存来说的,系统中如果允许负库存,那么也需要保证这种平衡关系,负库存是指库存数量为0或负数时,系统仍可以进行出入库的操作。

负库存一直是超市行业存在的问题,最早接触允许负库存的系统是超市POS系统(前端销售),当时由于网络等原因,POS系统都是单机布署的,每天早上下载商品、促销等数据,定时上传销售流水到处理中心,无论ERP库存数量多少,只要顾客拿着商品来结账就可以处理,这样在后期销售流水冲销时便可能出现负库存的情况。

随着网络和技术的发展,应该尽可能避免负库存(虽然有些ERP、供应链系统中允许负库存),因为负库存是有一定影响的。

  • 负库存的出差会使得库存在增或减时的处理复杂,无论是采用移动加权或是先出先进等其他成本核算方法。
  • 负库存在某些场景要进行控制,如果在某次促销活动时某商品允许负库存,那么出现超卖后会有很大的影响(可以通过活动数量进行控制,需要库存服务逻辑判断好)
  • 负库存产生后,如果通过盘亏进行处理,那么盘亏是走损溢还是视同销售,需要考虑。
  • 负库存会对补货策略产生影响。
  • 允许负库存后如果不加强监控管理,会使得一些问题得到忽略。
  • 负库存对于销售会有一定的影响,如毛利的准确性(负库存导致商品出库成本价获取原因)。

负库存及库存差异举例

负库存可以分为数量(重量)为负或金额为负两种情况,对于财务上最终要处理的是负库存金额。

1.数量小于0产生的负库存

场景:采购进货100个商品A,门店按100个进行收货确认,但是由于某种原因实物多了10个,如果没有及时进行盘盈或录入虚拟收货单,顾客购买110个A,产生订单后(订单生成按实物确认不检验库存),后续在处理时,库存会出现-10的情况。

处理建议:此时在进行库存处理时首先要确定多出来的10个商品的成本价,一般情况采用库存表中期初成本价单价作为出库成本单价,在库存表中数列量变为0时库存金额为0,但成本单价不要清零,要保留最后一次出库的成本价。

最后商品数量为负,成本价不变,库存金额为负,此时可以根据盘盈或录入虚拟进货单(只有数据不需要实物操作)的方式进行冲减。

此时无论与供应商的结算还是商品的成本都不会有影响。

2.金额小于0产生的负库存

场景:12月1日,采购入库商品A,数量10个,成本单价10元;12月2日,采购入库商品A,数量10个,成本单价为5元,此时商品A,数量20,成本单价7.5元,库存金额 150元;12月3日,销售商品A,10个,出库成本价为7.5元,库存数量10元,成本价为7.5元;12月4日,采购退货商品A到供应商,退货价10元,如果退货参与移动加权成本计算,此时库存数量为0,成本价7.5元,库存金额为-25元,详见下表。

ERP系统负库存与差异的理解

处理建议:

分析:在上述的例子中,数量为0,但是库存金额为负数了,销售成本按7.5计算,毛利率会比实际的低,如果仅以以上三种单据类型为例,库存金额=采购入库-采购返厂-销售出库,如果采购返厂单不参与移动加权计算,以库存出库成本出库,按这个等式,库存金额最终为0,如下图。

ERP系统负库存与差异的理解

但采用此种方式计算后,还有一个问题需要考虑,即如果是经销模式与供应商的结算是按成本价结还是按返厂价结,如果按成本价结算,成本金额是平的,但以公司利益最大化考虑,应该按返厂价结算(这也是正常的选择)。

此时:采购金额(150元),返厂金额(100元),销售成本金额(75元),但实际销售商品的成本应该是50元才正确,这里还有25元的差异。

经分析可以看出,无论返厂单是否参与移动加权成本价计算,都会有25元的差异,财务一般是月末处理的,对于期末库存数量为0,金额为负的,按盈亏处理,分录如下,同时系统上应及时生成相应的差异单据将库存金额抹平。

1.计入待处理财产损益账户
借 待处理财产损益-待处理流动资产损益
贷 库存商品

2.计入营业外支出或者是管理费用
借 营业外支出/管理费用
贷 待处理财产损益-待处理流动资产损益

以上是库存数量为0,库存金额为负,当采退返厂单对与移动加权计算后,由于结算价可能高于成本价的原因,也会出现库存数量大于0,库存金额为负或接近于0的场景,这都属于不正常的。

个人建议采购退货单不参与成本计算,这样保证库存成本是平衡的,对于采退单上的退货价与成本价产生的金额差异统一生成差异单,由财务按盈亏月末进行账务调整,这也就是不指定成本出库。

也有人建议成本摊销到之前的销售订单上,但这种方案是非常复杂的,摊哪些单据,如果跨财务会计周期了怎么办,所以不予考虑。

3.销售订单的重量差异处理

场景由于疫情,大家都尝试过网上买菜,有的按份卖(按重量规格包装),有的按重量卖,用户下单收到货后,如果重量少就会投诉或失去顾客,但对于按重量规格进行加工的商品(如苹果)如果以满足用户为主宁多勿少的原则,那么一个苹果相关的重量会很多,损失会很大,针对这种场景如何处理?

处理建议这里要将其分为两部分:

第一是库内加工,即原材料转换为加工品,此时按库内加工单标准进行库存商品重量的扣减(如果采用每个加工品都称重会很麻烦),最后原材料统一进行盈亏处理(领用原材料->库内加工->原材料差异处理)。

第二针对用户订单,为避免用户投诉,在出库时每件都要进行称重,如果实际重量大产品描述的规格则忽略,如果重量小于产品描述的规格则要计算差异,生成差异单,此单据计算差异金额,生成返款单最终退款给用户。

这个需要业务与财务共同商议处理,目前在多点上购买商品会有返还差异金额的单据,也会有无库存退货单(多点支持负库存)。

写在最后

以上是与朋友聊天时提到的,负库存一般是先销后采,目前通过预售等方式设定预售库存,在实际出库时再计算成本,一般不需要预估成本,但经过以上的几个简单的例子,负库存与差异总是会存在的。

有些差异是可以进行处理的,如采购暂估入库与拿到票后的差异可以通过先冲暂估再按实际金额生成分录的方式进行处理,在仓库分批次入库导致的一张采购单跨月的问题,可以通过将采购单进行拆单的方式进行处理。

有些差异则需要生成差异单的方式进行账务上的处理,这些要经过业务、财务、技术、产品的多方确认才可以。

借用一位朋友折腾了近一年的财务系统的感受:既不能听财务的,又不能听技术的,要创新!

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