职场人如何做好一次汇报?

不到一个月就要过年了,一年结束,年底必不可少的就是各种复盘&规划汇报,以及述职答辩。类似的汇报形式,还有项目汇报、毕业答辩、转正答辩、晋升述职、竞选演讲等;总之,从上大学开始,「汇报」可能会一路贯穿到自己退休。

职场人如何做好一次汇报?

除了逃不掉之外,它还很重要;你看前面举的这些例子,很多都是自己人生路上的关键节点,汇报做的好不好和最后的结果紧密相关,如果汇报做得不如人意,很可能会影响自己相当一段时间的心情。

小迷糊前段时间做了自己年底的述职汇报,她很重视,汇报之前已经达到间歇性通宵改材料的阶段(改到一两点设个闹钟睡一两个小时起床再改);但最后的汇报结果差强人意(没有顺利汇报结束,中间卡顿了挺长时间;幸好给到评委的文字材料倒是翔实,想表达的内容都写在上面)。

所以这次推送主要谈谈我在当前阶段对汇报的理解,站在一个比小迷糊经验丰富一点的小前辈角度,讲讲如何做好一次汇报。

需要提前说明的是,理论框架相对容易,和完美实现中间隔着大量的实操与练习,我自己也有很多落实不到位的地方,同诸位共勉。

一次完整的汇报可以分为内容层和表现层,汇报做的事情,其实就是:试图把自己的思想装进别人的脑子。所以关键核心为二:自己的思想是什么,如何让别人顺利接收;前者为汇报的内容,后者是汇报的表现形式。

1、内容最有力的是观点,最信服的是逻辑

在说内容的时候,可以分为三部分:

1)框架

2)逻辑

3)素材

很多时候,大部分人汇报的内容其实只有「素材」,但实际上这部分内容更多是起支撑的作用,充分的素材不重要吗,当然重要,丰富的论据能显著支撑观点,让人印象深刻,强化感知。

但框架和逻辑更为重要。

逻辑是为了方便对方理解,打个比方,逻辑可以认为是你说的语言,你对着一个土生土长的四川人讲粤语,他是听不懂的;如果汇报时你在用自己的理解去描述具体事务,在没有你相同背景和情境的人看来,就是四川人在听粤语。

汇报时不能奢求每位评委刚好都是广东人,所以只能是要求自己去讲普通话,去确保不管评委是哪里人都能听懂自己的表达;比较常见的逻辑表达有:

1)打算未来要做什么事情(规划向)

现状/背景 => 聚焦问题 => 提出目标 => 解决思路 => 规划节奏

2)今年的主要工作做得怎么样(复盘向)

目标/背景 => 业绩情况 => 困难/亮点 => 如何解决 => 明年规划

在逻辑之上,更为顶层的是「框架」,它代表的是你切入问题的高度,厉害的评委从这一点就能大概感知到你是属于什么职级范畴的汇报。

举个例子,你在购物车改变了商品的排列顺序,不再以促销进行分堆。从模块产品的角度来看,这个改变能帮助用户更方便的查找购物车商品,能提高用户对购物车的满意度;从整个app购物动线来看,它使得用户下单更容易了(找不到想要下单的商品谈何转化呢),能提升平台的订单转化率;从公司业务角度看,商品在购物车的排列顺序影响采销的促销形式,原来优先展示促销分堆那我在所有商品上都挂满各类满减促销,以增大曝光;改变之后可能会更向单品直降和优惠券促销看齐,客单价会下降但订单量会增加。

2、表达需要做好充分的换位思考

有了内容之后如何有效表达传递给大家,也可以分为三部分来说:

1)心态

2)练习

3)风格

这里面风格和表达技巧类似,属于个人特质,算锦上添花,实在没有也无伤大雅。它的好处是能让人记住自己,加深印象,典型案例如罗永浩、罗翔老师。

我重点想说的是心态和练习。

先说心态,不知道大家有没有注意到,无论是哪种汇报,汇报人和评委之间存在「天然不对等」,评委是上位者,他们手握权利给你打分,某种程度讲汇报人有求于他们,希望评委能给自己通过。

基于这种不平等关系,紧张是在所难免的,而且越是重要的汇报越是紧张,失眠、睡不着、焦虑、甚至哭泣、歇斯底里都很常见。

我这个人优点不多,「心态好」是我为数不多能拿出手的优势,我的建议是如果汇报前特别紧张,不妨尝试「刻意对冲」;什么意思呢,就是在心里暗示自己才是上位者。

比如我去面试的时候,心里想的是面试官在努力表现恳求我加入对方团队;答辩汇报时观察每一位评委和观众,给他们的现场表现进行打分;职位竞选时望着台下每一位成员,心想他们在努力获得我的认可,让我给他们服务。

刻意在心里制造演练相反意象,通过移行换位来对冲畏惧对方权利带来的压力。

除此之外,充分的练习也能有效缓解紧张,我们用一个公式表达:

紧张 = 期望 / 准备

前面的「刻意对冲」是降低期望的一种方式,充足准备也能扩大分母,降低紧张的数值。

大部分人(包括我自己在内)都低估了练习给自己带来的变化,需要注意的是练习不是傻乎乎的单调重复,需要带着换位思考,从每一次的反馈中站在评委角度去看下次可以如何改进。

练习分两种,一种是个人练习,可以对着镜子+录音单练,它能让自己时刻感知到自己当前的状态,暴露的问题也是实时的、可见的;另一种是多人练习,往往是小范围演练,在朋友面前或者找几个同学、同事,算是正式登场前的预演。

相比镜子练习,你的朋友们可以从你看不见的角度提出建议,自己能收到很多来自盲区的反馈;同时不同的人有不同的角度,更能帮助自己更全面地了解和认识自己的现状。

上次小迷糊的汇报失败,主要败在心态和练习上,一方面缺少汇报经验,太过紧张;一方面时间安排不合理,绝大部分时间都花在材料准备上了,没有做好充分的练习;有了经验教训之后,再加上科学的提升方法,相信她下次汇报一定会有显著的提升。

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